Dématérialisation des documents

Gagnez du temps

Création des factures, traitement des données, recherche et lien avec les autres documents du cycle client, gestion des envois, contrôle des paiements, litiges. Ces tâches sont chronophages et à faible valeur ajoutée pour votre entreprise. Notre logiciel GED vous permet de réduire drastiquement le temps consacré à ces opérations.

Oubliez le format papier, passez au format PDF : la dématérialisation des factures est à la portée de toutes les entreprises, y compris si vous travaillez avec des établissements publics et administrations.

Les bénéfices immédiats de la dématérialisation des factures

• Diminution des coûts d’envoi
• Réduction des coûts de traitement manuel
• Suppression des risques d’erreurs
• Amélioration des délais moyens de paiement
• Réduction de l’empreinte carbone, démarche Citoyenne et respectueuse de l’environnement

Réduisez vos coûts de traitement jusqu’à 70%

Au-delà de l’économie de temps, la dématérialisation des factures génère un gain financier direct pour votre entreprise :

• Réduction des volumes d’impression des factures papier
• Suppression du coût d’affranchissement
• Réduction de l’espace alloué à l’archivage papier
• Amélioration des délais d’encaissement

Vous rendez également service à vos clients en leur permettant d’accéder à un espace client, véritable coffre-fort qui contient leurs factures électroniques archivées.

Vos factures entrantes et sortantes

Passez à la facturation électronique : Réduisez le temps passé au traitement des factures, réalisez jusqu’à 70% d’économies sur le coût de gestion de vos factures, simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients !

Si votre entreprise est fournisseur d’un établissement public, l’administration fiscale vous demandera dès 2020 de transmettre électroniquement vos factures via Chorus. Obtenez votre processus de facturation grâce au connecteur Chorus Pro Fournisseurs.

Traitez vos factures entrantes aussi simplement que possible grâce au système intelligent de reconnaissance de document. La solution détecte la facture reçue et la pré-remplie.

Fini la saisie, un rapide coup d’œil avant validation et votre document se classe de manière automatique dans votre armoire numérique personnalisée.

Vos bulletins de salaire

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée. Le passage à la dématérialisation permet en quelques clics d’optimiser la traçabilité et la confidentialité de vos documents et de supprimer les tâches sans valeur ajoutée.

Le bulletin est versé automatiquement dans le coffre-fort personnel sécurisé du salarié accessible 24h/24, 7/7 avec un Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire (Caisse des Dépôts) pour une durée minimum garantie de 50 ans même en cas de départ de l’entreprise.

Conformément à l’article L3243-2 du Code du Travail, les bulletins de paie remis aux salariés par voie électronique seront préalablement signés électroniquement (certificat électronique) afin d’en garantir l’intégrité : vous disposez d’un exemplaire électronique vous permettant notamment de faire valoir vos droits à long terme.
C’est à ces conditions que le bulletin de salaire électronique acquiert sa valeur légale, équivalente à celle de son prédécesseur papier.

Les dossiers clients

Réconciliation des devis, des commandes et des factures, envoi de factures électroniques et suivi des paiements, signature électronique de contrats commerciaux, rappel des échéances de contrats.

Les dossiers fournisseurs

Dépôt ou collecte automatique de factures et alertes sur les échéances, aide à la décision, liaison des bons de commandes et des bons de livraisons pour vérifiez prix et quantités.

Les dossiers Ressources Humaines

Signature électronique des contrats de travail, dépôt et circuit de validation des notes de frais, formulaires de demandes de congés, d’arrêts de travail ou de formation, complétude des dossiers des salariés, EAE, etc.

Tous ces dossiers doivent être gérés dans une base documentaire unique afin de pouvoir lier et recouper les documents, équipée d’un moteur de recherche puissant, s’appuyant si possible sur une capture intelligente des documents.